Das neue Qualitätsmanagement-Handbuch

Die TÜV AUSTRIA Data Intelligence GmbH - Teil der TÜV AUSTRIA Group - unterstützt ihre KundInnen und PartnerInnen bei der Planung, Umsetzung, Prüfung und Zertifizierung von intelligenten Datenlösungen.

Das Unternehmen hat im Zuge des letzten Jahres die interne Prozesslandschaft und Schnittstellen, auf Basis der neuen internen Strategiedefinition, aktualisiert und die Organisation weiterentwickelt.

SPECIAL PROJECTS wurde mit der Projektabwicklung zur Konsolidierung der neu erarbeitenden Prozesse sowie der Fertigstellung des neuen Qualitätsmanagement Handbuches beauftragt.

Das Projektziel wurde im Herbst 2024 zur Zufriedenheit aller Beteiligten,
innerhalb von 3 Monaten, erreicht und führte sofort zu einem effizienteren und strukturierteren Arbeiten.

Der Standortwechsel – Büro, Fertigung und Lager 

Bei der SPIE CEMA GmbH wurde 2021 klar, dass ein neuer Standort für alle rund 120 Mitarbeitenden in Wien gebraucht wird.
Nach intensiver Immobiliensuche wurden zwei neue Standorte (Büro und Fertigung/Lager) gefunden und der Umzug im Sommer 2023 erfolgreich abgeschlossen. Alle Aufgabenstellungen wurden im Projekt erfolgreich gemeistert, diese waren u.a.:

• Definieren aller wesentlichen Kriterien der neuen Standorte für den Fertigungs- und Bürobetrieb
• Finden passender Objekte um einen weiterhin guten Betrieb sicherzustellen bzw. die Anforderungen und Bedürfnisse aller Mitarbeitenden bestmöglich zu erfüllen
• Erstellung des Business Plans für die Wirtschaftlichkeit der neuen Standorte
• Verhandlung und Abschluss des Mietvertrags
• Betriebsanlagengenehmigung und sämtliche sicherheitsrelevante und arbeitsmedizinische Erfordernisse (Brandschutz, Beleuchtung, Fluchtwege, Erste Hilfe Ausstattung, etc.)
• Planung und Umsetzung des kompletten Aus- und Umzugs ohne Einfluss auf das operative Geschäft
• Laufende Abstimmung und Kommunikation mit allen Stakeholdern sowohl intern als auch extern (LieferantInnen und KundInnen), um ggf. Anpassungen der definierten Meilensteine vorzunehmen, bzw. im Projektteam sämtliche To-Dos regelmäßig durchzugehen
• Adaptierung der neuen Mietobjekte um den Bürobetrieb und die Fertigung sicherzustellen bzw. für ein positives Arbeitsklima und einen schönen Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden zu sorgen
• Räumung und Umsiedelung des Maschinenparks und des weiter zu verwendenden Inventars
• Herstellen einer funktionierenden IT-Infrastruktur bzw. Sicherstellen eines reibungslosen Umstiegs des Firmennetzwerks
• Büromöblierung und Ausstattung passend zum Unternehmen, zur Kultur und zu den modernen Bedürfnissen der Mitarbeitenden

Link zum Video auf der der Facebook-Seite der SPIE CEMA GmbH -->
https://www.facebook.com/spiecemagmbh/videos/1662903144135698/

32 Teams aus einem Konzern für ein Wochenende in Wien

Das jährliche internationale Fußballturnier des SPIE-Konzerns hat 2023 in Wien stattgefunden.
Ein tolles Investment des Unternehmens in seine Angestellten und deren Motivation und Teamgeist.
Locations wie der Kursalon Hübner und das Areal des Allianz-Stadions des SK Rapid Wien Teilnehmer gaben dem Event sein Flair.
Freitag Abend der Empfang mit Essen und Trinken, Samstag der Turniertag und am Abend der Ausklang im VIP-Bereich des Stadions.
Viele To-Dos haben zu einem tollen Event zusammengeführt - die größten Aufgaben im Projekt waren u.a.:

• Sammlung aller Informationen über die SpielerInnen im Konzern zur weiteren Verarbeitung
• Suche und Definition der passenden Location unter Berücksichtigung der Minimierung der Logistik zwischen den Locations und dem Hotel (alle Gäste in einem Hotel)
• Definition eines Zeitplans unter Berücksichtigung unterschiedlicher An- und Abreisezeiten
• Organisation aller Transfers von Freitag bis Sonntag (Flughafen – Hotel – Abendlocation – Spielstätte)
• Buchungsmanagement von Flügen, Hotelzimmern und Locations
• Gestaltung des Rahmenprogramms für alle Locations inkl. Zeitplan für alle Programmpunkte
• Turnierorganisation – Spielregeln, Definition der Spielfeldgröße, Turniermodus, Ergebnismanagement, Schiedsrichter, Aufwärmprogramm, Moderation
• Sicherheitskonzept und Infrastruktur – Fluchtwege, Erste Hilfe, Verpflegung am Spieltag, Beschattung, Garderoben, Duschmöglichkeiten
• Beschaffung sämtlicher Goodies – Firmenplanen, Wegweiser, Beschilderung, Pokale
• Einhaltung des vorgegebenen Budgets

Der Change - Eine Organisation, viele Schnittstellen, laufende Änderungen

Seit 1997 gab es in meiner beruflichen Laufbahn unzählige Projekte, die im Rahmen eines Change Management Prozesses abgewickelt wurden. Ob in einem amerikanischen Konzern wie Flowserve oder einem Schweizer Konzern wie Bühler bzw. einem französischem Konzern wie SPIE: in allen Unternehmen waren laufend Veränderungen zu bewältigen, die einen geregelten Change Prozess gebraucht haben, um die umgesetzten Projekte erfolgreich abschliessen zu können. Einige dieser Projekte finden sich in der Auflistung unten:

• Einführung und Etablierung einer projektorientierten Organisation bei Flowserve Austria (ab 2011)
  Evaluierung sämtliche Schnittstellen im Unternehmen und anschliessender Prozessanpassung bzw. Adaptierung der Arbeitsanweisungen und Veranwortungen für den gesamten operativen Arbeitsablauf
  Organisation von Schulungen und einem laufenden Informationsfluß im Unternehmen
  Entwicklung neuer Tools und Datenbanken um firmenintern effektiv und effizient Projektdaten abrufen zu können
  
  
• Änderung und Steuerung des Recruiting-Prozesses bzw. der Personalentwicklung in sämtlichen Unternehmen (ab 2007)
  Aktualisierung und Neudefinition von Stellenausschreibungen, Onboarding-Prozessen, Schulungsmaßnahmen bzw. Schulungskatalogen
  Einführen und Etablieren von MitarbeiterInnengesprächen, einer positiven Feedbackkultur, MitarbeiterInnen-Bonussystemen
  
  
• Umsetzung von Umwelt- und Nachhaltigkeitsprojekten bei SPIE CEMA (2022 – 2023)
  Evaluierung des Marktes im E-Mobilitätsbereich unter Berücksichtigung der Anforderungen an die Fahrzeuge und Start der Erweiterung des Fuhrparkes durch E-Fahrzeuge. Reduktion des CO2-Ausstosses und der Energiekosten durch gezielte Änderungsmaßnahmen im Unternehmen und Optimierung des Vertragswesens mit den Energielieferanten.
  
  
• Etablieren eines schnittstellenübergreifenden Dokumentationsmanagement Systems bei Flowserve Austria (ab 2011)
  Definition von Ablageort, Dateiname, Status, Historie, Art des Austausches zwischen den Abteilungen aller relevanten Projektdokumente
  Sicherstellung der korrekten Umsetzung der Vereinbarungen
  
  
• Entwicklung einer eigenen Abteilung Projektmanagement bei Bühler Leobendorf (ab 2019)
  Änderung sämtlicher Abläufe im Unternehmen, teilweise Änderung der Zuständigkeiten und Hierarchien
  Prozessanpassungen und Adaptierung von Stellen- und Schnittstellenbeschreibungen
  
  
• Anpassen und Aktualisieren von IT-Prozessen und IT-Tools in sämtlichen Unternehmen (ab 2008)
  Weiterentwicklung und Neu-Implementierung von ERP Systemen, CRM Systemen, Tools und Datenbanken für Personalverwaltung, Kostenmanagement, Produktportfolio, Beschaffung, Logistik, u.v.m. inkl. der Anpassung und Etablierung der dafür relevanten Arbeitsabläufe, Prozesse und Verantwortungen im Unternehmen
  
  
• Entwicklung einer Wissensdatenbank und Maximierung der internen Informationsweitergabe in sämtlichen Unternehmen (ab 2011)
  Firmenrelevante Normen, Arbeitsprozesse, Schnittstellenbeschreibungen, Erfahrungsberichte, Projektabschlüsse, Verbesserungsvorschläge, etc. auf einer für alle Mitarbeitenden erreichbaren Plattform. Etablieren einer regelmäßigen Unternehmensinformation an alle Mitarbeitenden zu laufenden Veränderungen, den wesentlichsten Geschäftszahlen, neuen MitarbeiterInnen, geplanten Firmenaktivitäten, etc.
  
  
• Optimierung des Versicherungslandschaft im Unternehmen bei SPIE CEMA (2022 – 2023)
  Änderung und Aktualisierung aller laufenden Versicherungen im Unternehmen, um einerseits den Versicherungsschutz zu optimieren und andererseits die dafür laufenden Kosten zu minimieren. 

Der Firmenlauf

Zu Beginn noch ein kleiner Lauf, hat sich über mehrere Jahre bei der Flowserve Austria – Brunn am Gebirge aber zu einem großen jährlichen Event mit über 100 TeilnehmerInnen entwickelt. Auf einem Rundkurs um den Golfplatz konnten Mitarbeitende und deren Partner in verschiedenen Alterklassen um den Sieg laufen.
Die Organisation umfasste die Anmeldungsabwicklung, Startnummernverteilung, Zeitmessung, Verpflegung, Streckenbeschriftung und Betreuung während dem Lauf, behördliche Genehmigung, Sicherheitsvorkehrungen, Organisation von Location und Tombolapreisen, u.v.m.

Beim anschließendem Abendevent gab es neben einem köstlichen Buffet auch die Siegerehrung und eine Tombola mit wertvollen Preisen. 

Der Skitag mit Skirennen

Neben einem Sommerevent gab es bei der Flowserve Austria auch ein Winterevent.
Lackenhof am Ötscher war das Ziel von zwei Reisebussen mit rund 100 MitarbeiterInnen. Auf einem gesteckten Kurs gab es vor Ort die Möglichkeit, an einem Skirennen teilzunehmen. Das Abendevent samt Siegerehrung am Fuße des Skihanges war der perfekte Ausklang eines spannenden Tages.

Die Vorbereitungen beinhalteten unter anderem die Anmeldeabwicklung, Definition der Location samt Organisation der Rennstrecke, Startnummernorganisation, Bustransfer, Liftkartenkauf- und verteilung, Zeitmanagement für den kompletten Tag, Organisation der Siegerehrung samt Preisen.